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PROCEDIMIENTO
Comunicación Externa y Convocatoria
Versión 3
Código PSI-SAM-PR-007
Proceso Servicios Administrativos Estado Vigente
1. OBJETIVO
Difundir proyectos, programas, eventos y certámenes que promuevan y consoliden el cumplimiento de la Misión y la Visión de la Acaldía de Manizales, entidades e institutos descentralizados. Garantizar la debida socialización y divulgación del Plan de Desarrollo y el Plan de Gobierno de la actual Administración Municipal. La divulgación incluye medios de comunicación; radio, prensa, televisión, canales y herramientas digitales; páginas web y portales de noticias, redes sociales institucionales, entre otras. Difundir la información periodística en la página del Centro de Información de la Alcaldía de Manizales y en la página oficial de la administración municipal. 
2. ALCANCE
Reunir la información, estructurar y diseñar el material que se requiere y es necesario para la organización y divulgación de las acciones, eventos, y certámenes en los que se requiera la participación de los medios de comunicación, grupos sociales, comunidades, y gremios, entre otros sectores 
3. RESPONSABLE
LIDER DE PROGRAMA
4. CONDICIONES GENERALES
La Unidad de Divulgación y Prensa se encuentra estructurada por áreas y grupos de trabajo con funciones específicas. Para cada secretaria de despacho, entidades e institutos descentralizados de la administración municipal hay un gestor comunicacional o periodista, que se encarga del cubrimiento de las actividades diarias, de redactar y enviar el boletín de prensa e insumos correspondientes a los jefes inmediatos en la oficina de prensa. Además, de una asignación de roles y labores especificas en las áreas comunicación interna y externa, manejo de las herramientas tecnológicas, redes sociales y publicidad institucional.

 
5. DEFINICIONES
5.1. COMUNICACIÓN EXTERNA: Conjunto de instrumentos y estrategias que permiten visibilizar datos, informaciones y procesos al contexto que rodea la Organización  
5.2. CONVOCATORIA: Mecanismo para congregar, llamar o atraer públicos objetivos para el trámite de la información de la Organización  
6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA

Se tener en cuenta para este procedimiento los Manuales : Manual de Comunicación y lenguaje, Manual de estilo editorial, Manual de comunicación digital y redes sociales, Manual para la comunicación organizacional interna y externa parámetros.
7. DESARROLLO
QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE REGISTRO CÓMO LO HACE
En los Consejos de Redacción de la Unidad de Divulgación y Prensa cada viernes se evalúa la agenda de trabajo semanal de las secretarias de despacho, entidades e institutos descentralizados. Se define la información diaria que se va emitir y la labor de cada gestor o líder periodístico o comunicacional, de acuerdo con las prioridades de la dependencia en la que labora o a la que está asignado.   - LIDER DE PROGRAMA
- Contratista 
- registro de actividades diarias de la unidad de divulgación y prensa
Registro de las actividades diarias de la Unidad de Divulgación y Prensa y una agenda general y personal de cada gestor periodístico. Para lo cual es prioritario la utilización de herramientas tecnológicas y digitales
Correos electrónicos
Comunicaciones impresas y digitales
audios, fotografías, y videos, entre otros.  
Los comunicadores de la Unidad de Divulgación y Prensa, de acuerdo con las secretarias, entidades o institutos descentralizados asignados hacen una evaluación diaria de la agenda de eventos y el seguimiento de procesos de cada dependencia y selección y/o priorización de la información para su difusión 
Definir las herramientas tecnológicas y digitales para socializar y difundir la información por contenidos web, canales institucionales de Facebook, Instagram, Twitter, Centro de Información y página de la Alcaldía de Manizales  - Contratista  - protocolo para los eventos con presencia del señor alcalde
Producto mediático final (cápsula informativa, nota televisiva, nota radial, boletín de prensa, comunicados, contenidos web, publicaciones web y fotografías, y videos)  
Con la información entregada, se revisan las características de los textos o boletines de prensa, videos, y fotos para determinar qué tipo de elementos y herramientas comunicacionales se requieren para la debida socialización y difusión de la información, campañas y acciones publicitarias. 
Realizar el trabajo periodístico con las fuentes de información. Encargarse de la difusión de las campañas, eventos y material publicitario  - Contratista 
Boletines de prensa, aplicación de diversos géneros periodísticos textos, audios, fotografías, videos, material de contenidos publicitarios y campañas institucionales. 
El periodista se encarga de la aplicabilidad de los géneros periodísticos como entrevistas, sondeos, consultas a los ciudadanos y a funcionarios de la administración municipal. Debe responder por textos escritos, registros fotográficos, audios y videos. De esta manera se sustenta la información que se va a difundir o socializar. 
Elaborar la pieza de comunicación seleccionada, previo análisis de pertinencia   - Contratista 
Noticia para radio, prensa, televisión, pagina web o medios digitales (redes sociales)  
Basados en la estructura informativa de la Unidad de Divulgación y Prensa, se consolida un grupo encargado de acuerdo con el medio de visibilización y difusión seleccionado.  
Revisar la calidad noticiosa, de redacción, grabación y edición del material que se va a difundir y a socializar en los medios de comunicaciones, incluido el material publicitario de socialización de eventos, y rendición de cuentas, entre otros.   - Contratista 
Piezas informativas (boletín de prensa, textos generales, volantes, cartillas, afiches, manuales y material gráfico)  
Se consolida y se reúne la información diariamente, se hace la corrección ortográfica y análisis de redacción y composición para garantizar la unidad en términos de redacción, imagen, estilo y difusión.  
Publicar el producto final  - LIDER DE PROGRAMA 
Piezas informativas (boletín, volantes, cartillas, afiches, manuales y material gráfico)  
Una vez el producto o pieza informativa esté terminada, se envía a las bases de datos que se tiene de periodistas, gabinete municipal, medios de comunicación tradicionales, digitales, redes sociales institucionales y público objetivo. Se incluye además en el la página web del Centro de Información de la Alcaldía de Manizales. 
Monitorear el impacto y socialización y difusión de la información   - Contratista  - monitoreo de medios de comunicación externos
 
Se asigna un medio de comunicación a cada periodista para que haga el seguimiento diario de las noticias e información de la Administración Municipal que es difundida, determine su impacto, con el fin de reforzar estrategias de ampliación de la divulgación. Además de los medios tradicionales, seguidores en redes sociales y multiplicadores digitales. 
Apoyar convocatorias a eventos, certámenes institucionales, capacitaciones o con otras entidades públicas o privadas   - Contratista  - manual de la comunicación digital y redes sociales
- manual de comunicación y lenguaje
- manual de estilo editorial
Boletines de Prensa, difusión por redes sociales, medios digitales, comunicaciones invitando a participar en el evento apoyados en los medios de comunicación y sus herramientas tecnológicas e informáticas.  
De acuerdo a las piezas informativas, se deben seleccionar los temas y eventos que requieran una participación masiva de los medios, de los gremios o de la comunidad, con el fin de enviar la información mediante llamadas personalizadas que aporten a una mayor participación, difusión masiva en redes sociales y medios de comunicación regionales. 
8. CONTENIDO
LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
2
06/Abr/2016 
- Eliminar la división de los Periodistas a través de los comités.
- Incluir el formato "Registro de Actividades Diarias" en el paso "Adquirir los insumos en datos informativos para la divulgación"
3
07/Dic/2022 
- Consolidar una estrategia de comunicación interna y externa que lleve a óptimos resultados.
-Reasignar funciones.
-Sumar a las nuevas dinámicas de la comunicación organizacional interna y externa, con el apoyo de la tecnología, la virtualidad y la informática.
- Ampliar los grupos a los cuales es enviada la información interna de la Alcaldía de Manizales, el Boletín de Prensa y la información diaria de interés para los grupos y colectivos internos y externos.
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
 
Nombre: Diego Fernando Arias Aguirre
Cargo: Ninguno
Fecha: 07/Dic/2022
 
Nombre: Juan David Londoño Giraldo
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 07/Dic/2022

 
Nombre: Olga Lucia Acosta Orozco
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 07/Dic/2022

 
Nombre: Diana Patricia Gallego Blandon
Cargo: Líder de Programa
Fecha: 15/Dic/2022